3.4.2023
Registrets namn
Medlemsregister för Andningsförbundet rf och lokala andningsföreningar
Gemensamt personuppgiftsansvariga
Andningsförbundet rf (FO-nummer 0201472-1) och andningsföreningarna
Åldermansvägen 8, 00620 Helsingfors
Telefon 020 757 5000
Andningsförbundet och andningsföreningarna är gemensamt personuppgiftsansvariga för medlemsregistret. Andningsförbundet och andningsföreningarna fastställer gemensamt ändamålen och metoderna för hanteringen av personuppgifter och har utarbetat ett ömsesidigt arrangemang som beskriver ansvarsfördelningen för att uppfylla skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen.
Personmedlemmar är medlemmar i en lokal andningsförening. Andningsföreningarna är föreningsmedlemmar i Andningsförbundet rf. Andningsförbundet rf kan också ha direkta stödmedlemmar. Andningsförbundet och andningsföreningarna upprätthåller en medlemsförteckning i ett informationssystem, vars användning instrueras av Andningsförbundet.
Kontaktperson i ärenden som rör registret
Marja Meltti, byråsekreterare, jasenasiat@hengitysliitto.fi, tfn 040 755 5126
Miia Kauppinen, dataskyddsombud, miia.kauppinen@hengitysliitto.fi, tfn 040 319 3666
Kontaktuppgifter till andningsföreningarna finns på webbplatsen hengitysliitto.fi.
Ändamål med och rättslig grund för hanteringen av personuppgifter
Medlemsregistrets användningsändamål är hantering av medlemsrelationer. Personuppgifter insamlas för kommunikation, fakturering av medlemsavgifter samt för sändning av medlemstidningar. När en person blir medlem ger han eller hon sitt samtycke till hantering av personuppgifterna. I enlighet med föreningslagen upprätthåller den personuppgiftsansvariga en medlemsförteckning. I förteckningen antecknas varje medlems fullständiga namn och hemort. Hanteringen av personuppgifter grundar sig också på den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse.
Den personuppgiftsansvarigas berättigade intressen
Utifrån berättigat intresse kan den personuppgiftsansvariga till exempel skicka begäran om donation och göra direktmarknadsföring.
Kategorier av personuppgifter i registret
Vid registrering är obligatoriska uppgifter personers och samfunds namn- och adressuppgifter, hemort, för personer födelsedatum och kön, medlemsförening och medlemstyp, medlemsnummer samt uppgift om den registrerade vill ha material på finska eller svenska. Den elektroniska medlemsansökan kräver att en e-postadress anges, och vid elektronisk registrering lagras IP-adressen i backend-systemet.
I registret införs som frivilliga uppgifter telefonnummer, e-postadress, tilltalsnamn, yrke och intressen. I uppgifterna för barnmedlemmar registreras vanligtvis en vårdnadshavares e-postadress. Utöver dessa uppgifter sparas i personuppgifterna information om medlemsavgifter samt eventuella förtroendeuppdrag, frivilligutbildning, tilldelade förtjänsttecken och utmärkelser.
Regelmässiga uppgiftskällor för personuppgifterna
Samtliga uppgifter i registret har lämnats av de personer eller samfund som har registrerats som medlemmar i andningsföreningar. Uppgifterna samlas in med hjälp av elektroniska blanketter eller pappersblanketter som skickas till andningsföreningarna. För uppdatering av medlemmarnas personuppgifter används Postis adressuppdateringstjänst.
Är det nödvändigt att ge personuppgifter för att erhålla tjänsten i fråga?
Ja, det är nödvändigt att ge personuppgifter för att bli medlem.
Mottagare av personuppgifter och regelmässig överlåtelse
Vi använder underleverantörer som hanterar personuppgifter för vår räkning. Personuppgifterna behandlas i Andningsförbundets datasystem vars leverantör väljs av Andningsförbundet. Andningsförbundet ansvarar för samarbetet och serviceavtalet med leverantören. Systemleverantören ansvarar för skyddet av servern.
Personuppgifter överlämnas till leverantörer av post- och trycktjänster för medlemstidningar och -material, till förmedlare av elektroniska nyhetsbrev, till SMS-tjänsteleverantörer och till Posti för att uppdatera adresserna i medlemsregistret.
Uppgifter om deltagare i evenemang och utbildningar överförs till leverantören av lokaler, hotell- och cateringtjänster, flygbolag, charterleverantörer, resebyråer och färjebolag för att genomföra evenemanget eller utbildningen samt resor i anslutning till dem.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.
Automatiskt beslutsfattande och profilering
Den personuppgiftsansvariga fattar inte beslut som grundar sig på automatiskt beslutsfattande eller profilering utifrån de personuppgifter som hanteras.
Principer för skydd av registret
Registreringsblanketter i pappersform förstörs när uppgifterna i medlemsansökningarna har antecknats i registret.
Det elektroniska registret upprätthålls i Finland i tjänsteleverantören Data Prisma Oy:s Kongressi-system. Tjänsteleverantören säkerställer ett ändamålsenligt och tillräckligt tekniskt skydd.
Det elektroniska medlemsregistret skyddas med användarnamn och lösenord. Uppgifterna hanteras endast av de anställda vid Andningsförbundets som för sitt arbete har rätt till det. Varje andningsförening har möjlighet att få rättighet att använda registret för de personer som föreningens styrelse utser. Med användningsrättigheterna kan de bara hantera uppgifter som gäller den egna föreningen. Registrets användare har tystnadsplikt.
Förvaringstid för personuppgifter
Personuppgifter sparas så länge som medlemskapet är giltigt med hänsyn till bokföringslagens krav. När en persons medlemskap upphör inaktiveras medlemsinformationen. I enlighet med bokföringslagens skyldighet lagras inaktiverade personuppgifter i sex år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. Föråldrade och onödiga uppgifter tas bort årligen.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
- få tillgång till uppgifterna
- korrigera uppgifter
- radera uppgifter och glömmas bort
- begränsa hanteringen av personuppgifter
- överföra uppgifter från ett system till ett annat
- motsätta sig hanteringen av personuppgifter
- inte behöva bli föremål för automatiserat beslutsfattande
- göra en anmälan till dataombudsmannen.
Den registrerade kan inte utöva alla rättigheter i alla situationer. Situationen påverkas till exempel av den grund på vilken vi hanterar personuppgifterna. Instruktioner för hur du utövar dina rättigheter finns på sidan Sekretess. För mer information om dataskyddsfrågor på svenska, vänligen kontakta jasenasiat@hengitysliitto.fi.
Medlemmar med en e-postadress kan få inloggningsuppgifter till e-tjänsten för medlemmar, där de kan se och korrigera sina egna kontaktuppgifter.
Det går inte att vägra hantering av personuppgifter i samband med medlemskapet utan att säga upp medlemskapet. Den registrerade kan förbjuda direktmarknadsföring baserat på den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse genom att kontakta oss per e-post på jasenasiat@hengitysliitto.fi eller per telefon på numret 020 757 5000.
Den registrerade har möjlighet att utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen i förhållande till och mot varje personuppgiftsansvarig.
Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten
Registrerade har rätt att meddela dataombudsmannen om de misstänker att personuppgifter hanteras i strid med dataskyddsbestämmelserna. Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå finns på https://tietosuoja.fi/sv/kontaktuppgifter.