2.1.2023
Rekisterin nimi
Hengitysliitto ry:n ja paikallisten hengitysyhdistysten jäsenrekisteri
Yhteisrekisterinpitäjät
Hengitysliitto ry (y-tunnus 0201472-1) ja hengitysyhdistykset
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000
Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset ovat jäsenrekisterin yhteisrekisterinpitäjiä. Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä ovat laatineet keskinäisen järjestelyn, jossa on kuvattu vastuualueet tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamisessa.
Henkilöjäsenet kuuluvat jäsenenä paikalliseen hengitysyhdistykseen. Hengitysyhdistykset ovat Hengitysliitto ry:n yhdistysjäseniä. Hengitysliitto ry:llä voi olla myös suoria kannatusjäseniä. Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset pitävät yllä jäsenluetteloa tietojärjestelmässä, jonka käytön ohjeistaa Hengitysliitto.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Marja Meltti, toimistosihteeri, jasenasiat@hengitysliitto.fi, puhelin 040 755 5126
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, miia.kauppinen@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Hengitysyhdistysten yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta hengitysliitto.fi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Jäsenrekisterin käyttötarkoitus on jäsensuhteiden hoito. Henkilötietoja kerätään viestintää, jäsenmaksujen laskutusta ja jäsenlehtien postitusta varten. Liittyessään jäseneksi henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Rekisterinpitäjä pitää yhdistyslain mukaisesti luetteloa jäsenistä. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjät voivat esimerkiksi lähettää lahjoituspyyntöjä ja tehdä suoramarkkinointia.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteröityessä pakollisia tietoja ovat henkilöiden ja yhteisöjen nimi- ja osoitetiedot, kotipaikka, henkilöiden osalta syntymäaika ja sukupuoli, jäsenyhdistys ja jäsenyyslaji, jäsennumero sekä tieto, haluaako rekisteröitävä suomen- vai ruotsinkielistä materiaalia. Sähköinen jäsenhakemus vaatii sähköpostiosoitteen ilmoittamisen ja sähköisesti rekisteröityessä IP-osoite tallentuu taustajärjestelmään.
Rekisteriin kirjataan vapaaehtoisina tietoina annetut puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kutsumanimi, ammatti ja kiinnostuksen kohteet. Lapsijäsenen tietoihin rekisteröidään yleensä huoltajan sähköpostiosoite. Näiden tietojen lisäksi henkilötietoihin on tallennettu jäsenmaksutiedot sekä mahdolliset luottamustoimet, -tehtävät, vapaaehtoiskoulutus, myönnetyt ansiomerkit ja huomionosoitukset.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki rekisterin tiedot saadaan hengitysyhdistysten jäseneksi rekisteröidyiltä henkilöiltä tai yhteisöiltä. Tiedot kerätään sähköisillä lomakkeilla tai hengitysyhdistyksiin lähetetyillä paperisilla lomakkeilla. Jäsenten henkilötietojen päivittämiseen käytetään Postin osoitepäivityspalvelua.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Kyllä on, henkilötietojen antaminen on välttämätöntä jäseneksi liittyessä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Henkilötietoja käsitellään Hengitysliiton tarjoamassa tietojärjestelmässä, jonka toimittajan Hengitysliitto valitsee. Hengitysliitto vastaa toimittajan kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja palvelusopimuksista. Järjestelmäntoimittaja huolehtii palvelimen suojaamisesta.
Henkilötietoja luovutetaan jäsenlehtien ja -materiaalin postitus- ja painopalvelujen tuottajille, sähköisten uutiskirjeiden välittäjille, tekstiviestipalveluntuottajille sekä Postille jäsenrekisterin osoitteiden pitämiseksi ajan tasalla.
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiset liittymislomakkeet hävitetään, kun jäsenhakemusten tiedot on kirjattu rekisteriin.
Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja Data Prisma Oy:n Kongressi-järjestelmässä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.
Sähköinen jäsenrekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoja käsittelevät vain ne Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Jokaisella hengitysyhdistyksellä on mahdollisuus saada rekisteriin käyttöoikeudet niille henkilöille, joille yhdistyksen hallitus sen myöntää. Käyttöoikeuksilla he voivat hallinnoida vain oman yhdistyksensä tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa huomioiden kirjanpitolain vaatimukset. Kun henkilön jäsenyys päättyy, passivoidaan jäsenyyden tiedot. Passivoidut henkilötiedot säilytetään kirjanpitolain velvoitteen mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan vuosittain.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojansa. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää toimittamaan jäljennöksen häntä koskevista henkilötiedoista. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti rekisteritietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella tietosuojavastaavalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterissä olevat virheelliset tiedot oikaistaan henkilön ilmoituksen perusteella. Oikaisuvaatimus esitetään kirjallisesti rekisteritietojen korjaamisvaatimus -lomakkeella.
Jäsenellä, jolla on sähköpostiosoite, on mahdollisuus saada tunnukset sähköiseen jäsenen asiointipalveluun, jossa on mahdollisuus tarkastella ja korjata omia yhteystietojaan.
Jäsenyyteen liittyen henkilötietojen käsittelystä ei voi kieltäytyä ilman jäsenyydestä eroamista. Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tehtävän -suoramarkkinoinnin ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat@hengitysliitto.fi tai puhelimitse 020 757 5000.
Rekisteröidyllä on mahdollisuus käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi/yhteystiedot.