Hengitysliitto tarjoaa hengitysyhdistyksille useita digitaalisia palveluja, joten digiturvallisuudesta huolehtiminen on yhteinen asiamme.
Hengitysliiton tarjoamilla digipalveluilla ja niiden käyttöoikeuksilla tarkoitetaan:
- Luottamushenkilön henkilökohtaista M365-palvelua: Microsoft Office -ohjelmat ja sähköposti etunimi.sukunimi@hengitysyhdistys.fi
- Yhdistyksen M365-palvelua: Microsoft Office -ohjelmat ja sähköposti yhdistyksennimi@hengitysyhdistys.fi. Oikeudet voivat olla vain yhdellä henkilöllä.
- Yhdistyksen verkkosivuja ja niiden muokkausoikeutta (www.hengitysyhdistys.fi/yhdistyksennimi)
Yhdistyskohtainen tunnus voi olla enintään kahdella henkilöllä. - Kongressi-rekisterijärjestelmässä olevien yhdistyksen jäsenten henkilötietojen muokkaus- ja katseluoikeutta. Vain yhdellä henkilöllä voi olla muokkausoikeus ja yhdellä katseluoikeus.
Hengitysyhdistys voi saada tukea Hengitysliitolta tekstiviestien ja sähköpostien lähettämiseen jäsenistölle, verkkosivujen päivittämiseen ja jäsenrekisterin käyttöön.
Luottamushenkilöiden ilmoittaminen ja käyttöoikeuksien hakeminen
Toimintaohje, kun Hengitysyhdistys ilmoittaa luottamushenkilöt Hengitysliitolle ja hakee Hengitysliiton tarjoamien digipalveluiden käyttöoikeuksia:
- Lähetämme Hengitysyhdistyksien puheenjohtajille ja sihteereille syksyisin verkkokyselyn sähköpostitse.
- Hengitysyhdistyksen yleisessä kokouksessa valitaan puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet kahdeksi kalenterivuodeksi. Järjestäytymiskokouksessa jaetaan roolit luottamustehtäviin ja tehdään päätös, kenelle digipalveluiden käyttöoikeuksia myönnetään.
- Hengitysyhdistyksen hallituksen valtuuttama henkilö täyttää verkkokyselyn, jolla ilmoitetaan Hengitysliittoon yhdistyksen luottamushenkilöt ja heille myönnettävät käyttöoikeudet tulevalle toimikaudelle. Verkkokyselyllä ilmoitetaan viimeisimmän päätöksen mukaiset luottamushenkilöt sekä käyttöoikeudet, jotka ovat voimassa vuonna 2027.
Päivitämme ilmoituksen mukaisesti luottamushenkilöt Kongressiin ja poistamme tunnukset henkilöiltä, joita ei ole ilmoitettu verkkokyselyssä. - Verkkokyselyn täyttämisen jälkeen Hengitysliitto lähettää uusille käyttäjille sähköpostitse pyynnön digipalveluiden käyttöehtojen hyväksymisestä. Käyttäjän tulee hyväksyä käyttöehdot sähköpostissa annettujen ohjeiden mukaisesti.
- Kun henkilö on hyväksynyt digipalveluiden käyttöehdot, Hengitysliitto luo tunnuksen ja salasanan, jotka lähetetään käyttäjälle sähköpostitse.
Haettaessa Kongressi-rekisterijärjestelmän käyttöoikeuksia henkilön tulee käyttöehtojen hyväksymisen lisäksi suorittaa Tietosuojan ABC-testi, ennen kuin käyttöoikeudet jäsenrekisteriin voidaan myöntää.
Lue lisää Tietosuojan ABC -testin suorittamisesta.
Huomioittehan, että digipalveluiden käyttöoikeuksien myöntämisprosessi voi viedä hetken aikaa.
Luottamushenkilöiden ja digipalveluiden käyttöoikeuksien muutokset kesken toimikauden
Yhdistys ilmoittaa kesken toimikauden tulleet muutokset luottamushenkilöissä Hengitysliitolle. Päivitämme muutokset Kongressi-rekisterijärjestelmään.
Kesken toimikauden tulevat digipalveluiden käyttöoikeuksien muutokset, uudet sekä poistettavat tunnukset, ilmoitetaan Hengitysliitolle sähköpostitse osoitteeseen yhdistyskysyy@hengitysliitto.fi.
Digipalveluiden tietoturvallisuudesta huolehtiminen
Kannustamme jokaista yhdistystä, aktiivia ja jäsentä huolehtimaan käyttämiensä digilaitteiden ja digipalvelujen tietoturvallisuudesta. Hengitysliiton tarjoamassa M365-palvelussa sekä Kongressi-rekisterijärjestelmässä on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen.
Hengitysliitto edellyttää yhdistys- ja aktiivitoimintaan liittyvässä yhteydenpidossa, joka sisältää henkilötietoja, käyttämään @hengitysyhdistys.fi-sähköpostia. Lue lisää, mitä tarkoitetaan henkilötiedoilla. Yhdistys voi muissa asioissaan ja yhteydenpidossaan kolmansiin tahoihin hyödyntää itse järjestämiään sähköpostiosoitteita oman harkintansa mukaisesti.
Kysy lisää Hengitysliiton asiantuntijoilta tai lähetä kysymyksesi sähköpostitse yhdistyskysyy@hengitysliitto.fi.