Hengitysyhdistyksen sihteeri vastaa arkistonhoidosta. Luopuessaan tehtävästä sihteeri järjestää arkiston ja luovuttaa sen seuraajalleen. Hyvän tavan mukaisesti sihteeri myös ottaa seuraajaltaan kuittauksen arkiston vastaanottamisesta. Kuittauksen voi tehdä hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:
- yhdistyksen alkuperäiset perustamisasiakirjat ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) hyväksymät asiakirjat esimerkiksi säännöt, rekisteri- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
- vuosikokousten ja ylimääräisten kokousten pöytäkirjat liitteineen esimerkiksi tilinpäätökset ja talousarviot
- hallituksen pöytäkirjat
- toimintasuunnitelmat
- kertomukset menneen toimintakauden toiminnasta, vuosikertomukset, ”toimintakertomukset”
- sopimukset
Nämä asiakirjat on säilytettävä myös paperisina. Ohjeistus arkistointiin yhdistyksen purkautuessa löytyy yhdistysnetin Hengitysyhdistyksen purkautuminen -sivulta.
Aiheeseen liittyviä sisältöjä
Kirjanpitoaineiston säilytysajat vaihtelevat
60 vuotta säilytettävät (vuonna 2002 ja sen jälkeen syntyneet)
- palkkakortit
50 vuotta säilytettävät (ennen vuotta 2002 syntyneet)
- palkkakortit
10 vuotta säilytettävät
- Tilinpäätös, tase-erittelyt, liitetietoerittelyt ja tililuettelo
- STEAn Toimintatonnin käyttöä todentavat tositteet
- tase-erittelyt, liitetietoerittelyt ja tililuettelo
1 + 6 vuotta säilytettävät
- tilikauden tositteet ja laskut esimerkiksi kuitit, ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet ja matkalaskut
- liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto
- muu kirjanpitoaineisto
Muut asiakirjat
Yhdistyksen historian näkökulmasta pysyvästi säilytettävät yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat tai yhdistyksen historian näkökulmasta suositellut, pysyvästi säilytettävät yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:
- lähteneiden kirjeiden kopiot
- julkilausumat, lehdistötiedotteet, mielipidekirjoitukset
- puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
- itse tuotetut tutkimukset tai selvitykset, raportit, yhteenvedot ja tilastot
- omien tapahtumien asiakirjat esimerkiksi ohjelmat
- valokuvat, diat, videot, filmit ja muut tallenteet
- itse tuotetut painotuotteet esimerkiksi yhdistyksen esite, lehdet, julisteet, mainokset
- saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä lukuunottamatta Hengitysliiton lähettämiä uutiskirjeitä
Lue lisää miten ja mihin asiakirjat arkistoidaan Yksityiset keskusarkistot -verkkosivuilta.