Hengitysyhdistyksen sihteeri vastaa arkistonhoidosta. Luopuessaan tehtävästä sihteeri järjestää arkiston ja luovuttaa sen seuraajalleen. Hyvän tavan mukaisesti sihteeri myös ottaa seuraajaltaan kuittauksen arkiston vastaanottamisesta. Kuittauksen voi tehdä hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- yhdistyksen alkuperäiset perustamisasiakirjat kuten säännöt sekä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) hyväksymät asiakirjat
- vuosikokousten ja ylimääräisten kokousten pöytäkirjat
- hallituksen pöytäkirjat
- toimintasuunnitelmat
- kertomukset menneen toimintakauden toiminnasta.
Nämä asiakirjat on säilytettävä myös paperisina. Jos hengitysyhdistys puretaan, sen on neuvoteltava näiden asiakirjojensa säilyttämisestä kansallisarkiston kanssa.
Aiheeseen liittyviä sisältöjä
Kirjanpitoaineiston säilytysajat vaihtelevat
50 vuotta säilytettävät
- palkkatositteet.
10 vuotta säilytettävät
- tase-erittelyt, liitetietoerittelyt ja tililuettelo.
1 + 6 vuotta säilytettävät
- tositteet
- liiketapahtumia koskeva kirjanpito
- muu kirjanpitoaineisto.
Muut asiakirjat
Hengitysyhdistyksen on harkittava itse, kuinka kauan ja miten se säilyttää omalle historialleen arvokkaat asiakirjat. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi
- yhdistyksen esite
- toimikuntien ja työryhmien selostukset
- julkilausumat, lehdistötiedotteet, mielipidekirjoitukset
- tilaisuuksien ohjelmat
- valokuvat
- leikekirjat
- yhdistystä koskeva kirjeenvaihto.