Luottamushenkilöt ja tietosuoja

Hengitysliitto tuottaa jäsenyhdistyksille palveluna verkkosivut ja jäsenrekisterin. Jokainen luottamus- ja toimihenkilö, jolla on tai joka saa käyttäjätunnuksen jäsenrekisteriin, suorittaa tietosuojatestin. Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle –testin löydät eOppivan sivuilta.

Henkilö esittää todistuksen hyväksytysti suoritetusta testistä yhdistyksensä hallitukselle. Hallitus kirjaa tiedon pöytäkirjaan ja lähettää pöytäkirjaotteen asiasta liittoon jäsenasiainhoitajalle.

Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoihin pääsy tulee rajoittaa ainoastaan niille henkilöille, joilla on siihen perusteltu syy.

Henkilötietoja sisältävät paperit säilytetään lukitussa paikassa. Tiedostot säilytetään suojattuina tietokoneilla tai palvelimilla käyttäjän henkilökohtaisen salasanan takana.

Varmista, että ne tietokoneet, joilla henkilötietoja käsitellään ovat ajan tasalla. Tietokoneissa tulee olla päivitettyinä virustorjunta, käyttöjärjestelmä, selain sekä toimisto-ohjelmat.

Henkilötietoja ei saa käsitellä yleisessä käytössä olevilla tietokoneilla.

Jäsenrekisteri ja tietosuoja

  • Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset ovat jäsenrekisterin yhteisrekisterinpitäjiä. Hengitysliitto ja yhdistykset määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
  • Kaikkien jäsenrekisterin käyttäjien eli niiden, joilla on Kongressi-tunnukset, on suoritettava 60 minuutin mittainen verkkokoulutus, jota seuraa nettitesti. Verkkokoulutuksen ja Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle -testin löydät eOppivan sivuilta.
  • Jäsenrekisterin käyttäjä suorittaa testin ja tulostaa tai lähettää sähköisesti todistuksen yhdistyksen hallitukselle.
  • Yhdistys käsittelee asian hallituksen kokouksessa. Todistus liitetään pöytäkirjan liitteeksi.
  • Ote pöytäkirjasta tulee lähettää Hengitysliiton jäsenasiainhoitajalle. Jäsenasiainhoitajan yhteystiedot löydät Hengitysliiton verkkosivuilta.
  • Voit suorittaa nettitestin useamman kerran, jos et saa ensimmäisellä kerralla hyväksyttävää suoritusta.
  • Edellytämme testin suorittamista. Jos suorittamisessa on ongelmia, ota yhteyttä Hengitysliiton jäsenasiainhoitajaan.

Lisätietoja yhdistysten tietosuojasta löydät Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Henkilötiedot ja henkilörekisteri

Tutustu alla oleviin määritelmiin henkilötiedosta ja henkilörekisteristä.

Mikä on henkilötieto?

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tai jotka muuten liittyvät johonkin henkilöön. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi

  • nimi
  • henkilötunnus
  • ikä
  • puhelinnumero
  • osoite tai sähköpostiosoite
  • terveystiedot
  • kuva
  • pankkiyhteystiedot
  • tapahtumiin osallistumista koskevat tiedot

Henkilötunnuksia ei voi kerätä varmuuden vuoksi. Henkilötunnuksen käsittelyn perusteet löytyvät tietosuojalain § 29. Lisätietoja löydät Tietosuoja.fi-sivustolta.

Mikä on henkilörekisteri?

Henkilörekistereitä ovat kaikki sähköiset tai tulostetut eri tapahtumien tai ryhmien osallistuja- ja jäsenlistat, merkkipäiväluettelot ja muut materiaalit, joissa esiintyy henkilötietoja. Yhdistyksen merkittävin henkilörekisteri on jäsenrekisteri. Jäsenrekisterin tietosuojaselosteen löydät Hengitysliiton verkkosivuilta.

Myös käsin kirjoittaen ylläpidetyt listaukset ovat henkilörekistereitä ja ne tulee hävittää, kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää perustetta.