20.4.2023
Rekisterin nimi
Hengitysliitto ry:n kuva- ja aineistopankki
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry (y-tunnus 0201472-1)
Oltermannintie 8, PL40, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hengitysliitto ry:n viestintätiimi, tiedotus@hengitysliitto.fi, puhelin 020 757 5000
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Rekisteriä käytetään Hengitysliiton järjestötoiminnan, viestinnän, markkinoinnin ja varainhankinnan toteuttamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen hoidossa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi myös olla Hengitysliitto ry:n ja yhteistyökumppanin välinen sopimus.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä toteuttaa järjestötoimintaa, viestintää, markkinointia ja varainhankintaa.
Rekisterinpitäjällä on hallussaan myös aineistoa historiallista tutkimusta varten.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Kuva- ja aineistopankkiin rekisteröitäviä tietoja ovat valokuvat, taittoaineistot ja videoaineistot. Näitä tietoja käsitellään työntekijöistä, jäsenistä, haastateltavista, luottamusjohdon jäsenistä ja yhteistyökumppaneista. Lisäksi kuva- ja aineistopankissa voidaan käsitellä edellä mainittujen ryhmien etunimi, sukunimi, sähköposti sekä mahdolliset kommentit. Hengityslehden journalistisessa julkaisuprosessissa käsitellään myös haastateltavien itse kertomia henkilötietoja, jotka voivat olla myös erityisten henkilötietoryhmien tietoja.
Rekisteri sisältää myös henkilöiden antamat kuvausluvat, joissa kerätään kuvassa esiintyvän henkilön etu- ja sukunimitieto sekä alaikäisten kohdalta huoltajien etu- ja sukunimitiedot.
Rekisteröitävät henkilötiedot vaihtelevat tietojen käyttötarkoituksen mukaan.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sekä sopimus- ja yhteistyökumppaneilta. Sopimus- ja yhteistyökumppaneilta saadaan esimerkiksi kuvaajien krediittitiedot. Tietoja kerätään esimerkiksi haastattelujen yhteydessä.
Kuvia ostetaan myös kuvatoimistoista ja kuvapankista.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Sopimukseen perustuvien henkilötietojen antaminen on välttämätöntä, mikäli käsittely perustuu sopimukseen.
Henkilötietojen antaminen ei ole välttämätöntä kaikissa käyttötarkoituksissa. Rekisteröity voi kieltää oikeutetun edun perusteella tehtävän henkilötietojen käsittelyn.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut rekisterin ylläpidon palveluntuottajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Henkilötietoja luovutetaan graafista suunnittelua tekeville alihankkijoille, julkaisujen ja -materiaalin postitus- ja painopalvelujen tuottajille, sähköisten uutiskirjeiden ja tiedotejakelupalvelujen välittäjille, tekstiviestipalveluntuottajille sekä Postille henkilötietojen pitämiseksi ajan tasalla.
Hengityslehden tietoja näkevät kaikki tahot, jotka ovat mukana tekoprosessissa. Näitä tahoja ovat esimerkiksi mainostajat, yhteistyökumppanit ja alihankkijat.
Kuvia luovutetaan myös hengitysyhdistysten käyttöön.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja CommunicationPro Oy:n ylläpitämissä järjestelmissä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.
Henkilötietoja käsittelevät Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus, sekä yhdistyskäyttäjät ja yhteistyökumppanit sekä sidosryhmät, joilla on perusteltu tarve henkilötietojen käsittelylle. Järjestelmään annetaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmään. Lisäksi aineistopankissa on käytössä vieras-tunnuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyön keston ajan. Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan vuosittain. Käyttöoikeuteen perustuvat aineistot poistetaan käyttöoikeuden päättyessä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
• tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyy Tietosuoja-sivulta.
Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tehtävän käsittelyn ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tiedotus@hengitysliitto.fi tai puhelimitse 020 757 5000.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi/yhteystiedot.