1.1.2025
Palvelun nimi
Taloushallintopalvelut. Hengitysliitto ostaa taloushallintopalvelut Azets Insight Oy:ltä.
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, PL 40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
etunimi.sukunimi@hengitysliitto.fi
Yhteyshenkilöt
Hengitysliiton taloustyöryhmä, talous@hengitysliitto.fi
Heidi Sikala, va. talouspäällikkö, heidi.sikala@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7086
Saara Saarela, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7088
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden ja verotukseen liittyvien velvoitteiden hoitaminen sekä muiden toiminnan edellyttämien tehtävien hoitaminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Lakisääteisiä velvoitteita sisältyy esimerkiksi kirjanpitolakiin (1336/1997), tuloverolakiin (1535/1992) ja arvonlisäverolakiin (1501/1993).
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia ja siirtää henkilötietoja hallinnollisista syistä konsernin sisällä.
Henkilötietoryhmät
Henkilöstöstä käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:
- nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, pankkiyhteystiedot, osoitetiedot, puhelinnumero ja kotikunta.
Sidosryhmistä, kuten luottamushenkilöistä, käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:
- nimi, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kotikunta sekä mahdolliset terveydelliset perusteet esimerkiksi oman auton käyttöön ja yhden hengen huoneen tarpeeseen.
Lisäksi käsitellään testamentteihin liittyen henkilötietoja.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi työsopimusperusteisesti tai matkalaskusta. Lisäksi ostolaskuissa voi olla kustannuspaikan lisäksi nimitietoja laskutusperusteena.
Lisäksi muiden kuin rekisteröityjen henkilötietoja voi sisältyä esimerkiksi testamenttiasiakirjoihin.
Henkilötietojen antamisen vaatimus
Henkilötietojen antamisen vaatimus perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen tai sopimukseen.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hengitysliitto ry luovuttaa henkilöstön ja sidosryhmien tiedot Azets Insight Oy:lle, joka huolehtii Hengitysliiton talousasioiden hoitamisesta palvelusopimuksen mukaisesti.
Taloushallintopalveluista henkilötietoja luovutetaan esimerkiksi seuraaville tahoille:
- pankki,
- laskujen tulostus- ja välityspalveluntuottaja,
- tilintarkastusyhteisö,
- hankerahoittajat.
Lisäksi henkilötietoja käsittelevät Azets Insight Oy:n käyttämät talousjärjestelmäpalvelujen järjestelmätoimittajat.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Manuaalinen aineisto
Paperiaineistoa säilytetään lukituissa arkistotiloissa.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän tiedonohjaus-suunnitelman mukaisesti. Tietojen säilytysajat on määritelty lainsäädännön sekä tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien määräysten mukaisesti. Säilytysajat määräytyvät ensisijaisesti rahoittajien ehtojen ja kirjanpitolain sekä muun lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi avustuksen käyttöön liittyvää aineistoa säilytetään 10 vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät
Hengitysliiton tietosuojasivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi