3.4.2023
Rekisterin nimi
Hengitysliitto ry:n järjestötapahtumiin ja -koulutuksiin ilmoittautumiset
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry (y-tunnus 0201472-1)
Oltermannintie 8, PL40, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mervi Puolanne, järjestöjohtaja, mervi.puolanne@hengitysliitto.fi puhelin 040 588 2782
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Järjestötapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään osallistumis- ja koulutustietojen raportointiin ja tallentamiseen, palautekyselyjen ja todistusten lähettämiseen sekä mahdolliseen viestintään ja markkinointiin Hengitysliiton toiminnasta. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tapahtumaan ilmoittautujan antama suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksensa ilmoittamalla siitä jasenasiat@hengitysliitto.fi.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä toteuttaa mahdollisesti suoramarkkinointia.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerättäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä erityisruokavalio. Kerättävät tiedot vaihtelevat tapahtuman mukaisesti. Pakolliset tiedot on merkitty ilmoittautumislomakkeella. Kongressi-järjestelmän kautta tehdyistä ilmoittautumisista henkilön tietoihin tallentuu myös tieto koulutuksen suorittamisesta.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tiedot kerätään verkossa olevalla sähköisellä ilmoittautumislomakkeella.
Yksityishenkilöiden osoitetietojen päivittämiseen käytetään Postin osoitepäivityspalvelua.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Ilmoittautumislomakkeella pakolliseksi merkittyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä tapahtumaan ilmoittautumiseksi. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen tai kieltää oikeutetun edun perusteella tehtävän henkilötietojen käsittelyn ilmoittamalla siitä jasenasiat@hengitysliitto.fi.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut rekisterin ylläpidon palveluntuottajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Henkilötietoja luovutetaan tekstiviestipalveluntuottajille sekä Postille henkilötietojen pitämiseksi ajan tasalla.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja Data Prisma Oy:n Kongressi-järjestelmässä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.
Henkilötietoja käsittelevät Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Hengitysliiton työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmään. Järjestelmän käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilöistä, jotka ovat hengitysyhdistyksen jäseniä, koulutukseen osallistumistiedot säilyvät jäsenyyden ajan. Muista henkilöistä jäsenrekisteriin tallentuu nimitieto ja tieto koulutuksen suorittamisesta. Koulutuksen järjestämistä varten mahdollisesti kerätyt tiedot erityisruokavaliosta hävitetään koulutuksen järjestämisen jälkeen.
Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan vuosittain.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
• tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyy Tietosuoja-sivulta.
Jäsenellä, jolla on sähköpostiosoite, on mahdollisuus saada tunnukset sähköiseen jäsenen asiointipalveluun, jossa on mahdollisuus tarkastella ja korjata omia yhteystietojaan.
Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tehtävän -suoramarkkinoinnin ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat@hengitysliitto.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi/yhteystiedot.