Rekisterin nimi
Toimitilojen vuokraus
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, PL40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
etunimi.sukunimi@hengitysliitto.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Harri Hamm, toimitila- ja digipäällikkö
harri.hamm@hengistysliitto.fi, 044 407 7090
Anniina Mursu, kiinteistöpäällikkö,
anniina.mursu@hengistysliitto.fi, 040 739 5056
Saara Saarela, tietosuojavastaava,
tietosuoja@hengitysliitto.fi, 044 407 7088
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimitilojen vuokraaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen. Käsittelyn oikeusperusteena on vuokraajan ja vuokralaisen välinen sopimus sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen oikeus henkilötunnuksen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä voi toteuttaa mahdollisesti myös suoramarkkinointia.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallennetaan yrityksen tai yhteisön nimi, yhteyshenkilön nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Yksityishenkilöistä tallennetaan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Lisäksi käsitellään mahdollisia perintään tai häätöön liittyviä tietoja.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen antaminen
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä vuokrasopimuksen laatimiseksi. Vuokrasopimusta ei voida laatia, mikäli henkilötietoja ei anneta.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan talouspalveluihin vuokralaskutusta varten. Lisäksi Hengitysliitto hyödyntää vuokraustoiminnassa alihankkijoita esimerkiksi vuokranvälityksessä sekä kiinteistönhoidossa. Tarvittavia vuokralaisen henkilötietoja luovutetaan alihankkijoille, jotta tilojen välitystoiminta sekä vuokralaiselle mahdollisesti tehtävä kiinteistöhoidollinen erityistyö mahdollistuu.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueenulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Vuokrasopimus allekirjoitetaan manuaalisesti tai sähköisesti. Manuaalisesti allekirjoitetut vuokrasopimukset skannataan kiinteistönhallintajärjestelmään, jossa hallinnoidaan vuokralaisten tietoja sekä vuokrasopimuksia. Vuokralaskutus toteutetaan taloushallinnon järjestelmien avulla.
Kiinteistönhallintajärjestelmän järjestelmätoimittaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta. Kiinteistönhallintajärjestelmää käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, jotka annetaan vain työntekijöille, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin vuokrasopimus on voimassa huomioiden kirjanpitolain vaatimukset. Vuokralaisen henkilötietoja säilytetään vuokrasopimuksen päätyttyä kirjanpitolain velvoitteen mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Vuokralaisen tietoja säilytetään vuokrasopimuksen päätyttyä myös mahdollisten jälkiselvittelyjen, kuten avoinna olevien saatavien vuoksi. Hengitysliiton kirjanpidontositteita säilytetään kuluvan tilikauden lisäksi kymmenen vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikki oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Hengitysliitto.fi -sivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)tietosuoja.fi