2.1.2025
Hankkeen nimi
Hengitysliitto ry:n Hengähdyshetki-hanke
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry Oltermannintie 8, PL40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
Yhteyshenkilöt
Hengitysliiton asiantuntija Veera Farin, veera.farin@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7020
Järjestöjohtaja Mervi Puolanne, mervi.puolanne@hengitysliitto.fi, puhelin 040 588 2782
Tietosuojavastaava Saara Saarela, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7088
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Hengähdyshetki-hanke tarjoaa hengitysyhdistykselle uudenlaisen keinon tarjota omahoidon tukea. Hanke tukee hengitysyhdistyksiä järjestämään Hengähdyshetki-työpajoja vuoden 2025 aikana. Hanke järjestää myös täydennyskoulutusta Hengitysliiton ja Hengitysyhdistysten vapaaehtoisille. Henkilötietojen käyttötarkoitus on hankkeen työpajoihin ja täydennyskoulutuksiin osallistujan palveleminen.
Hankkeen työpajojen tavoitteena on hengityssairauden omahoitoon tarvittavien voimavarojen lisääminen ja rentoutuminen erilaisten hengitys- ja tietoisuusharjoitteiden avulla. Työpajoihin ilmoittautuminen tapahtuu hengitysyhdistysten kautta. Hengitysyhdistykset käsittelevät henkilötietoja Hengitysliiton ja hankkeen antaman ohjeistuksen mukaisesti. Työpajoihin osallistuneilta kerätään tilaisuudessa paperitse anonyymit palautteet Hengitysliiton raportointia sekä Hengitysliiton ja -yhdistysten toiminnan kehittämistä varten. Kysely toteutetaan nimettömänä, eikä kyselyssä kysytä tietoja vastanneiden henkilöllisyydestä. Lisäksi pyydetään, ettei rekisteröity antaisi vastauksessaan mitään yksilöiviä henkilötietoja. Hankkeen työpajoihin osallistuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on osallistujan antama suostumus. Osallistuja voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä ilmoituksen vastaanottaneen hengitysyhdistyksen yhteyshenkilölle. Hengitysyhdistykset raportoivat työpajoihin osallistuneiden lukumäärän Hengitysliitolle, ja kuinka moni heistä on jäseniä ja kuinka moni ei.
Yhdistyksen hankkeen yhteyshenkilöltä kysytään hankkeesta palaute Hengitysliiton raportointia ja toiminnan kehittämistä varten. Kysely toteutetaan Webropol-kyselytyökalulla, joka käyttää palvelualustansa kannalta välttämättömiä evästeitä. Kyselyyn vastaavien IP-osoitteet säilyvät Webropolin palvelimen lokissa kaksi viikkoa, eikä Webropol luovuta tietoja eteenpäin kenellekään. Hankkeen yhteyshenkilön henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhteyshenkilön antama suostumus. Yhteyshenkilö voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä Hengitysliiton asiantuntija Veera Farinille.
Hankkeen täydennyskoulutusten tavoitteena on täydennyskoulutuksiin ilmoittautuvien vapaaehtoistoimijoiden palveleminen. Täydennyskoulutusten tavoitteena on tukea vapaaehtoisen jaksamista ja tarjota vinkkejä hengitys- ja tietoisuusharjoitusten ohjaamiseen. Täydennyskoulutusten ilmoittautumiset ottaa vastaan Hengitysliitto. Täydennyskoulutukseen osallistuneille voidaan myös tiedottaa hankkeen järjestämästä muusta toiminnasta. Hankkeen täydennyskoulutukseen osallistuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on osallistujan antama suostumus. Osallistuja voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä Hengitysliiton asiantuntija Veera Farinille.
Täydennyskoulutukseen osallistuneilta kerätään anonyymit palautteet Hengitysliiton raportointia sekä Hengitysliiton ja -yhdistysten toiminnan kehittämistä varten. Kysely toteutetaan nimettömänä, eikä kyselyssä kysytä tietoja vastanneiden henkilöllisyydestä. Lisäksi pyydetään, ettei rekisteröity antaisi vastauksessaan mitään yksilöiviä henkilötietoja. Kysely toteutetaan Webropol-kyselytyökalulla, joka käyttää palvelualustansa kannalta välttämättömiä evästeitä. Kyselyyn vastaavien IP-osoitteet säilyvät Webropolin palvelimen lokissa kaksi viikkoa, eikä Webropol luovuta tietoja eteenpäin kenellekään. Hengitysliitto ei pysty yhdistämään IP-osoitteita yksittäisiin vastauksiin.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja hankkeen tilastointia varten hankkeen päättymiseen ja raportointiin asti. Hankkeen raportointi tehdään ryhmätasolla. Henkilön nimeä ei yhdistetä muihin tietoihin, eikä yksittäisiä tietoja tule ilmi.
Henkilötietoryhmät
Työpajoihin ilmoittautuneista käsiteltäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja mahdollisesti myös sähköpostiosoite. Työpajoihin ilmoittautuessa osallistujalta saatetaan kysyä osallistumistapa (tarve istuma- vai lattiapaikkaan) tilan tarpeen arvioimiseksi. Ilmoittautuja voi halutessaan kertoa itse muista liikunta -ja toimintakykyyn liittyvistä erityistarpeistaan (apuvälineet, avustajan käyttö).
Hankkeeseen osallistuvan hengitysyhdistyksen yhdyshenkilöstä käsiteltäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköposti ja rooli yhdistyksessä.
Täydennyskoulutuksista ilmoittautuessa pakolliset tiedot on merkitty ilmoittautumislomakkeella. Kongressi-järjestelmän kautta tehdyistä ilmoittautumisista henkilön tietoihin tallentuu myös tieto koulutuksen suorittamisesta. Hengitysliitto hallinnoi täydennyskoulutusten ilmoittautumis- ja osallistujatietoja, ja tapahtumailmoittautumisten yhteydessä kerättäviä henkilötietoja ovat henkilön etu- ja sukunimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, yhdistys, ryhmä tai toiminta, jossa oppeja hyödyntää, erikoisruokavaliot (tieto kerätään ainoastaan tapahtumissa, jossa käsitellään elintarvikkeita), majoituksen tarve (tieto kerätään ainoastaan, jos kyseessä kahden päivän koulutus), osallistujan liikunta- ja toimintakykyyn liittyvät erityistarpeet (apuvälineet, avustajan käyttö, toiveet). Lisäksi käsitellään mahdollisesti osallistujan läheisen tietoja (nimi ja puhelinnumero) läheisen osallistujalle antaman luvan perusteella. Läheisen tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Sähköisesti ilmoittautuessa IP-osoite tallentuu taustajärjestelmään. Tiedot poistetaan viimeistään hankkeen lopussa raportoinnin jälkeen.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki hankkeessa käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot saadaan ilmoittautumisten kautta sekä puhelimitse että sähköisten lomakkeiden kautta.
Henkilötietojen antamisen vaatimus
Hankkeeseen osallistujan yhteystietojen antaminen on välttämätöntä hankkeeseen ja hankkeen toimintoihin osallistuttaessa.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan tietyissä tapauksissa luovuttaa Hengitysliiton ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi ruokailun ja majoituksen järjestämistä varten ruokapalvelut tuottavalle kolmannelle osapuolelle. Lisäksi Hengitysliitto voi ilmoittaa Hengitysyhdistykselle, mikäli kyseisen hengitysyhdistyksen jäsen ilmoittautuu täydennyskoulutukseen, jotta tieto jäsenen kouluttautumisesta välittyy yhdistykselle.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Hankkeeseen osallistuvien henkilötietoja käsitellään Hengitysliiton käytössä olevissa tietoturvallisissa tietojärjestelmissä.
Tietoihin pääsevät vain ne Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Hengitysliiton työntekijöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot säilytetään ehdottoman luottamuksellisina. Hengitysyhdistykset nimeävät henkilöt, jotka osallistuvat hanketoimintaan ja käsittelevät hankkeiden osallistujien henkilötietoja Hengitysliiton sekä hankkeen antaman ohjeistuksen mukaisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Hengitysyhdistykset säilyttävät työpajojen ilmoittautumisten tiedot sekä anonyymit palautteet, ja poistavat ne viimeistään raportoinnin jälkeen (sähköinen/paperinen materiaali). Henkilötiedot poistetaan raportoinnin jälkeen. Henkilö voi keskeyttää hankkeeseen osallistumisen ja pyytää omien tietojensa poistamista.
Hengitysyhdistyksen yhteyshenkilön tiedot poistetaan raportoinnin jälkeen. Henkilö voi keskeyttää hankkeeseen osallistumisen ja pyytää omien tietojensa poistamista.
Hengitysliitto tallentaa täydennyskoulutuksiin osallistujien tiedot Kongressi-järjestelmään tapahtumailmoitusten osalta. Henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan palautteiden keräämistä varten sekä hankkeen järjestämästä toiminnasta tiedottamiseen. Henkilötiedot poistetaan raportoinnin jälkeen. Henkilö voi keskeyttää hankkeeseen osallistumisen ja pyytää omien tietojensa poistamista.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi .
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Hengitysliiton tietosuojasivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi 029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi