27.6.2023
Rekisterin nimi
Talouspalvelut. Hengitysliitto ostaa talouspalvelut Ammattiopisto Luovi Oy:ltä.
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry, 0201472-1
Oltermannintie 8, PL 40, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sanna Kari, talousjohtaja, sanna.kari@hengitysliitto.fi, 040 319 3742
Salla Honkakunnas, taloushallintopäällikkö, salla.honkakunnas@luovi.fi, puhelin 040 319 3392
Nora Mustonen, hallintopäällikkö, nora.mustonen@hengitysliitto.fi, puhelin 050 344 6694
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3350
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden ja verotukseen liittyvien velvoitteiden hoitaminen sekä muiden toiminnan edellyttämien tehtävien hoitaminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Lakisääteisiä velvoitteita sisältyy esimerkiksi kirjanpitolakiin (1336/1997), tuloverolakiin (1535/1992) ja arvonlisäverolakiin (1501/1993).
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia ja siirtää henkilötietoja hallinnollisista syistä konsernin sisällä.
Rekisterin tietosisältö
Henkilöstöstä käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:
* nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, pankkiyhteystiedot, osoitetiedot, puhelinnumero ja kotikunta.
Sidosryhmistä, kuten luottamushenkilöistä, käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:
* nimi, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kotikunta sekä mahdolliset terveydelliset perusteet esimerkiksi oman auton käyttöön ja yhden hengen huoneen tarpeeseen.
Lisäksi käsitellään testamentteihin liittyen henkilötietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi työsopimusperusteisesti tai matkalaskusta.
Lisäksi muiden kuin rekisteröityjen henkilötietoja voi sisältyä esimerkiksi testamenttiasiakirjoihin.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Henkilötietojen antamisen vaatimus perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen tai sopimukseen.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hengitysliitto ry luovuttaa henkilöstön ja sidosryhmien tiedot Ammattiopisto Luovi Oy:n talouspalveluihin, joka huolehtii Hengitysliiton talousasioiden hoitamisesta palvelusopimuksen mukaisesti.
Talouspalveluista henkilötietoja luovutetaan esimerkiksi seuraavilla tahoille:
* verottajan ylläpitämä tulorekisteri (matkakustannusten korvaukset),
* pankki,
* laskujen tulostus- ja välityspalveluntuottaja,
* tilintarkastusyhteisö.
Lisäksi henkilötietoja käsittelevät Ammattiopisto Luovin mahdollisesti käyttämät palveluntarjoajat.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Manuaalinen aineisto
Paperiaineistoa säilytetään lukituissa arkistotiloissa.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän tiedonohjaus-suunnitelman mukaisesti. Tietojen säilytysajat on määritelty lainsäädännön sekä tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien määräysten mukaisesti. Säilytysajat määräytyvät ensisijaisesti rahoittajien ehtojen ja kirjanpitolain sekä muun lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi avustuksen käyttöön liittyvää aineistoa säilytetään 10 vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyvät Tietosuoja-sivulta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi 029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi/yhteystiedot