1.1.2025
Palvelun nimi
Henkilöstöpalvelut. Hengitysliitto ry ostaa palkka- ja työsuhdepalvelut Azets Insight Oy:ltä.
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, PL 40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
etunimi.sukunimi@hengitysliitto.fi
Yhteyshenkilöt
Nora Mustonen, hallintopäällikkö, nora.mustonen@hengitysliitto.fi, puhelin 050 344 6694
Hengitysliiton HR-työryhmä, hr@hengitysliitto.fi
Saara Saarela, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7088
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelyn tarkoituksena on henkilöstö-, palkka- ja työsuhdeasioiden suunnittelu, hoito ja seuranta sekä työnantajan lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien hoitaminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Lakisääteisiä velvoitteita sisältyy esimerkiksi seuraaviin lakeihin:
- työsopimuslaki (55/2001)
- laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- tietosuojalaki (1050/2018)
- kirjanpitolaki (1336/1997).
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia ja siirtää henkilötietoja hallinnollisista syistä konsernin sisällä.
Henkilötietoryhmät
Henkilöstöstä käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi:
- nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelin, pankkiyhteys, kustannuspaikka
- tehtävänimike ja palkkatiedot (palkkalajit ja -summat, verotustiedot)
- työajan seuranta, vuosilomatiedot ja poissaolotiedot, terveystiedot
- eläkejärjestelmä
- ulosottotiedot ja muut mahdolliset pidätykset
- työhistoriatiedot
- koulutustiedot
- mahdolliseen sivutoimeen liittyvät tiedot
- mahdollinen ammattiliiton jäsenyys (erityisten henkilötietoryhmien tieto)
- rikosrekisteriote (tarvittaessa: työnkuvan vaatiessa ja hankintamenettelyssä).
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön perustiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään työsuhteen alkaessa tai aikana. Henkilötietoja saadaan myös esihenkilöiden tekemistä työsuhdetta koskevista päätöksistä ja henkilöstöasioita hoitavien (palkkayhteyshenkilöt, hr-työryhmä, palveluntuottajan palkanlaskijat) työntekijöiden henkilöstöjärjestelmiin kirjaamista tiedoista.
Lisäksi rekisteröityä koskevia tietoja saadaan muun muassa verottajalta, Kelalta, työeläkeyhtiöltä, vakuutusyhtiöltä, kuntien työllisyys- ja elinkeinopalveluilta ja työterveyshuollosta sekä mahdollisesti ulosottoviranomaiselta ja ammattiliitoilta.
Henkilötietojen antamisen vaatimus
Tiettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä työsuhteen hoitamiseksi.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hengitysliitto ry luovuttaa tiedot Azets Insight Oy:lle, joka huolehtii Hengitysliiton palkka- ja työsuhdepalvelujen hoitamisesta palvelusopimuksen mukaisesti.
Henkilöstöpalveluista henkilötietoja luovutetaan esimerkiksi seuraaville tahoille:
- ansiotiedot verottajalle ja työeläkeyhtiölle tulorekisterin kautta
- matkakustannusten korvauksissa verottajan ylläpitämään tulorekisteriin
- vuosi-, tapaturma- ja eläkeilmoitukset vakuutusyhtiölle
- jäsenmaksujen tilitystiedot ammattiliitoille
- työsuhdetta ja palkkausta koskevia tietoja luottamusmiehille
- palkka- ja matkalaskuaineisto pankkeihin ja kirjanpitoon
- palkkatilasto Elinkeinoelämän keskusliitolle
- päivärahoihin liittyvät ilmoitukset Kelalle
- tilastotiedot Tilastokeskukselle
- työsuhdetiedot työterveyshuollolle.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Manuaaliset tiedot
Henkilötiedot ovat valvonnan alaisina kansioissa, jotka säilytetään lukollisissa kaapeissa lukitussa lähiarkistossa ja päätearkistossa arkistoituna tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän tiedonohjaus-suunnitelman mukaisesti. Tietojen säilytysajat on määritelty lainsäädännön sekä tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien määräysten mukaisesti.
Esimerkiksi työsopimukset säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Palkkakortteja säilytetään 50 vuotta tai 60 vuotta (vuonna 2002 alkaen syntyneet). Tiedot hävitetään asianmukaisesti tietosuoja huomioiden säilytysajan päätyttyä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikki oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät
Hengitysliiton tietosuojasivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvonta-viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi