Rekisterin nimi
Hengitysliitto ry:n ja paikallisten hengitysyhdistysten jäsenrekisteri
Yhteisrekisterinpitäjät
Hengitysliitto ry (y-tunnus 0201472–1) ja hengitysyhdistykset
Oltermannintie 8, PL40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset ovat jäsenrekisterin yhteisrekisterinpitäjiä. Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä ovat laatineet keskinäisen järjestelyn, jossa on kuvattu vastuualueet tietosuoja-asetuksessa vahvistettujen velvoitteiden noudattamisessa.
Henkilöjäsenet kuuluvat jäsenenä paikalliseen hengitysyhdistykseen. Hengitysyhdistykset ovat Hengitysliitto ry:n yhdistysjäseniä. Hengitysliitto ry:llä voi olla myös suoria kannatusjäseniä. Hengitysliitto ja hengitysyhdistykset pitävät yllä jäsenluetteloa tietojärjestelmässä, jonka käytön ohjeistaa Hengitysliitto.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Irmeli Behm, järjestö- ja viestintäassistentti, jasenasiat@hengitysliitto.fi, puhelin 020 757 5000
Saara Saarela, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7088
Hengitysyhdistysten yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta hengitysliitto.fi/vertaistuki-tapahtumat/paikallisyhdistykset/
Henkilötietojen käsittely
| Käsittelyn tarkoitus | Käsiteltävät henkilötiedot | Käsittelyn oikeusperuste |
| Jäsensuhteiden hoito, viestintä, jäsenmaksujen laskutus ja jäsenlehtien postitus | Henkilön tai yhteisön nimi- ja osoitetiedot, kotipaikka, henkilöiden syntymäaika, sukupuoli, jäsenyhdistys, jäsenyyslaji, jäsennumero, kielisyys. Sähköisesti rekisteröityessä on ilmoitettava myös sähköpostiosoite. | Rekisteröidyn antama suostumus. Näiden tietojen antaminen on edellytys jäseneksi liittymiseksi. |
| Jäsensuhteiden hoito | Puhelinnumero, sähköpostiosoite, kutsumanimi, ammatti ja kiinnostuksen kohteet. Lapsijäsenen tietoihin rekisteröidään yleensä huoltajan sähköpostiosoite. | Rekisteröidyn antama suostumus. Vapaaehtoisesti annettavat tiedot |
| Viestintä, uutiskirjeet | Puhelinnumero, sähköpostiosoite, kutsumanimi, kiinnostuksen kohteet. Lapsijäsenen tietoihin rekisteröidään yleensä huoltajan sähköpostiosoite. | Rekisteröidyn antama suostumus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu. |
| Jäsenmaksujen laskutus | Jäsenmaksutiedot | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite. |
| Luottamustehtävien ja muiden jäsensuhteeseen liittyvien asioiden hoitaminen | Luottamustoimet ja -tehtävät, vapaaehtoiskoulutukset, myönnetyt ansiomerkit ja huomionosoitukset. | Rekisterin pitäjän oikeutettu etu |
| Jäsenluettelon ylläpitäjä | Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka | Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki) |
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjät voivat esimerkiksi lähettää lahjoituspyyntöjä ja tehdä suoramarkkinointia. Lisäksi rekisterinpitäjät voivat siirtää henkilötietoja hallinnollisista syistä, kuten maksuliikenteen hoitamiseksi, konsernin sisällä.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki rekisterin tiedot saadaan hengitysyhdistysten jäseneksi rekisteröidyiltä henkilöiltä tai yhteisöiltä. Tiedot kerätään pääsääntöisesti sähköisillä lomakkeilla. Käytössä on myös paperisia lomakkeita. Jäsenten henkilötietojen päivittämiseen käytetään Postin osoitepäivityspalvelua.
Henkilötietojen antamisen vaatimus
Kyllä on, henkilötietojen antaminen on välttämätöntä jäseneksi liityttäessä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietojen käsittelyssä hyödynnetään alihankkijoita.
Henkilötietoja käsitellään Hengitysliiton tarjoamassa tietojärjestelmässä, jonka toimittajan Hengitysliitto valitsee. Hengitysliitto vastaa toimittajan kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja palvelusopimuksista. Järjestelmäntoimittaja huolehtii palvelimen suojaamisesta.
Henkilötietoja luovutetaan jäsenlehtien ja -materiaalin postitus- ja painopalvelujen tuottajille, sähköisten uutiskirjeiden välittäjille, tekstiviestipalveluntuottajille, laskujen tulostus- ja välityspalveluntuottajalle ja Postille jäsenrekisterin osoitteiden pitämiseksi ajan tasalla.
Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot siirretään tapahtuman tai koulutuksen sekä niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajalle, lentoyhtiölle, tilausliikennepalvelujen tuottajalle, matkatoimistolle sekä laivayhtiölle.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiset liittymislomakkeet hävitetään, kun jäsenhakemusten tiedot on kirjattu jäsenrekisteriin.
Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja Data Prisma Oy:n Kongressi-järjestelmässä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.
Sähköinen jäsenrekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoja käsittelevät vain ne Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Jokaisella hengitysyhdistyksellä on mahdollisuus saada rekisteriin käyttöoikeudet niille henkilöille, joille yhdistyksen hallitus sen myöntää. Käyttöoikeuksilla he voivat hallinnoida vain oman yhdistyksensä jäsenten tietoja. Järjestelmään kirjautuminen vaatii monivaiheisen tunnistautumisen. Järjestelmän käyttäjillä on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa huomioiden kirjanpitolain vaatimukset. Kun henkilön jäsenyys päättyy, jäsen merkitään eronneeksi. Eronneen jäsenen henkilötiedot säilytetään kirjanpitolain velvoitteen mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot kuitenkin poistetaan eronneiden ja menehtyneiden jäsenten osalta 3 kuukauden kuluttua siitä, kun tieto eroamisesta tai menehtymisestä on päivittynyt rekisteriin.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Hengitysliiton tietosuojasivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi