3.4.2023
Rekisterin nimi
Hengitysliitto ry:n sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry, 0201472-1
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hengitysliitto ry:n viestintätiimi, tiedotus@hengitysliitto.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Rekisteriä käytetään Hengitysliiton järjestötoiminnan yhteistyökumppanuuksien ja asiakkuuksien hoitamiseen sekä sidosryhmävaikuttamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen hoidossa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi myös olla Hengitysliitto ry:n ja yhteistyökumppanin välinen sopimus.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä toteuttaa mahdollisesti suoramarkkinointia.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröitävät henkilötiedot vaihtelevat tietojen käyttötarkoituksen mukaan.
Yksityishenkilöstä rekisteröidään nimi- ja osoitetiedot, sähköpostiosoite sekä puhelinnumerot. Harvinaisista hengityssairauksista kiinnostuneista henkilöistä rekisteröidään lisäksi syntymäaika. Sähköisesti asioidessa IP-osoite tallentuu taustajärjestelmään.
Yhteistyökumppaneiden sekä sidosryhmien osalta rekisteröidään yritys- ja yhteisötunnus (y-tunnus) ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot ja mahdollisesti yhteyshenkilön ammattinimike.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sekä julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Tietoja kerätään verkossa olevalla sähköisellä lomakkeella tai tilaisuuksissa paperisilla lomakkeilla. Lisäksi uutiskirjeiden seurantapikselin kautta kerätään tietoa uutiskirjeiden avauksista ja klikkauksista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös jäsenorganisaatiolta, viranomaisilta ja muilta luotettavilta tahoilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Henkilötietojen päivittämiseen käytetään Postin osoitepäivityspalvelua.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Kyllä on, henkilötietojen antaminen on välttämätöntä asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteröity voi kieltää oikeutetun edun perusteella tehtävän henkilötietojen käsittelyn.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut rekisterin ylläpidon palveluntuottajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Henkilötietoja luovutetaan julkaisujen ja -materiaalin postitus- ja painopalvelujen tuottajille, sähköisten uutiskirjeiden ja tiedotejakelupalvelujen välittäjille, tekstiviestipalveluntuottajille sekä Postille henkilötietojen pitämiseksi ajan tasalla.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiset lomakkeet hävitetään, kun tiedot on kirjattu järjestelmään.
Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja Data Prisma Oy:n Kongressi-järjestelmässä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.
Henkilötietoja käsittelevät Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Hengitysliiton työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmään. Järjestelmän käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyön keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, muun muassa kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset . Maksutietoja säilytetään kirjanpitolain velvoitteen mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy.
Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan vuosittain.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyvät Tietosuoja-sivulta.
Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tehtävän -suoramarkkinoinnin ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tiedotus@hengitysliitto.fi tai puhelimitse 020 757 5000.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi 029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi/yhteystiedot