16.1.2023
Rekisterin nimi
Luottamushenkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, PL40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
etunimi.sukunimi@hengitysliitto.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Markku Hyttinen, toiminnanjohtaja, markku.hyttinen@hengitysliitto.fi, 040 516 3641
Mervi Puolanne, järjestöjohtaja, mervi.puolanne@hengitysliitto.fi, 040 588 2782
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden perusteella, kuten yhdistyslain 16 §:n ja lain yhdistyslain muuttamisesta 17 §:n perusteella. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat myös
yleinen ja oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella tilastointia ja arkistointia varten sekä historiallisen tutkimuksen mahdollistamiseksi.
Henkilötietoryhmät
Luottamushenkilöistä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, arvo tai ammatti, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tilinumero sekä kotikunta, yhdistys ja alue. Käsiteltäviä tietoja ovat myös luottamustehtävätiedot, mahdollinen tieto liiton vapaaehtoistehtävistä sekä tiedot koulutukseen osallistumisesta. Lisäksi luottamushenkilöiltä pyydetään verokortit (sisältävät henkilötunnuksen) luottamustoimipalkkioiden sekä mahdollisten matkakulujen maksamiseksi.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään luottamushenkilöiltä eli rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen antamisen vaatimus
Jotta henkilö voi asettua ehdokkaaksi liittovaltuustovaaleissa, tulee hänen antaa yllä mainitut henkilötiedot. Luottamushenkilöiden on annettava myös henkilötunnuksensa, jotta lakisääteinen edunsaajailmoitus saadaan tehtyä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Liittohallituksen jäsenten henkilötunnukset luovutetaan edunsaajaselvityksessä pankille (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä).
Luottamushenkilön nimi, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite luovutetaan mahdollisia matkajärjestelyjä varten.
Luottamushenkilöiden sähköpostiosoitteet luovutetaan Ammattiopisto Luovi Oy:lle uutiskirjeen lähettämistä varten.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Manuaaliset tiedot
Henkilötiedot ovat valvonnan alaisina kansioissa, jotka säilytetään lukollisissa kaapeissa lukituissa lähiarkistossa ja päätearkistossa arkistoituna arkistonmuodostussuunnitelman tai tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään
henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Luottamushenkilöt lisätään liittovaltuustoa ja liittohallitusta varten luotuihin suljettuihin työympäristöihin (Teams), joissa ovat lisäksi Hengitysliiton työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta tarve.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Luottamushenkilön tietoja säilytetään liittovaltuustotoimikauden ajan. Hengitysliiton jäsenten luottamustietohistoriatiedot säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan. Kirjanpitolain mukaisia tietoja säilytetään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy.
Liittovaltuuston ja liittohallituksen pöytäkirjat liitteineen arkistoidaan pysyvästi tutkimus- ja tilastointikäyttöön. Lisäksi luottamushenkilöistä otettuja valokuvia säilytetään historiallisia tarkoituksia varten.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Hengitysliiton tietosuojasivustolta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi/yhteystiedot