3.4.2023
Rekisterin nimi
Valmennus- ja kuntoutuspalvelut
Rekisterinpitäjä
Sytyke / Hengitysliitto ry
Ruutihaantie 12, 84100 Ylivieska
puhelin 040 7529 315
etunimi.sukunimi@sytyke.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on valmennus- ja kuntoutuspalvelujen asiakkaiden valmennus- ja kuntoutusprosessien seuranta, laskutus ja raportointi. Käsittelyn oikeusperusteena on valmennus- tai kuntoutuspalvelun tilaajan ja Sytykkeen välinen sopimus sekä rekisteröidyltä pyydettävä suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Valmennus- tai kuntoutuspalvelun tilaaja lähettää Sytykkeelle rekisteröityä koskevan valmennus- tai kuntoutuspäätöksen, jossa on rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Päätöksen liitteenä voi olla rekisteröidyn terveystietoja ja hänen tekemänsä kuntoutushakemus.
Rekisteröidyn sosiaalisesta tilanteesta ja terveydestä kertyy tietoja Sytykkeen toteuttamissa haastatteluissa sekä lomakekyselyissä.
Rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella Sytyke voi pyytää tietoja myös sosiaali- ja terveydenhuollosta, työllistämispalveluista, oppilaitoksista, nuorisotyön palveluista ja/tai rekisteröidyn läheiseltä. Laskutusta ja seurantaa varten kerätään rekisteröidyn osallistumistiedot.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan valmennus- tai kuntoutuspalvelun tilaajalta, rekisteröidyltä itseltään sekä mahdollisen rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella sosiaali- ja terveydenhuollosta, työllistämispalveluista, oppilaitoksista, nuorisotyön palveluista ja/tai rekisteröidyn läheiseltä.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuva vaatimus, koska palveluja ei voida täysin toteuttaa ilman henkilötietoja. Tiettyjen henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, jonka rekisteröity voi halutessaan myös perua.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan valmennus- tai kuntoutuspalvelun tilaajalle sekä rekisteröidyn suostumuksen perusteella tietoja voidaan luovuttaa myös rekisteröidyn osoittamille tahoille, kuten sosiaali- ja terveyspalveluihin tai työllistämispalveluihin.
Sosiaalisen kuntoutuksen tietoja kirjataan tilaajan sähköiseen järjestelmään.
ESR-hankkeissa henkilötietoja luovutetaan myös rahoittajan sähköiseen järjestelmään. Henkilötietoja käsittelevät Sytykkeellä työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Rekisteröidyn tietoja käsitellään valmennuksen tai kuntoutuksen seurantarekisterissä ja työpajatoiminnan seurantajärjestelmässä. Lisäksi tietoja käsitellään laskutusjärjestelmässä ja joissain kuntoutuspalveluissa työajanseurantajärjestelmässä. Palvelujen yhteydessä tietoja kerätään manuaaliseen kansioon, jota säilytetään lukitussa tilassa sekä myöhemmin lukitussa arkistohuoneessa.
Henkilötietojen säilytysaika
Valmennus- ja kuntoutuspalveluissa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään seuraavasti: mikäli rekisteröity on syntynyt 8., 18. tai 28. päivä mitä tahansa kuuta, säilytetään asiakkaan tiedot pysyvästi. Kelan kuntoutuksen, työkyvyn arviointien ja työeläkekuntoutuksen asiakkaiden tiedot säilytetään 120 vuotta asiakkaan syntymästä. Kevan työeläkekuntoutuksen asiakkaiden henkilötiedot hävitetään loppuyhteenvetoa lukuun ottamatta Kevan sopimuksen päätyttyä. Sosiaalihuoltolain mukaisissa palveluissa ja työllisyyspalveluissa asiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyvät Tietosuoja-sivulta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi 029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi/yhteystiedot