Tilaajarekisterin tietosuojaseloste

21.10.2022

Rekisterin nimi

Hengitysliitto ry:n tilaajarekisteri

Rekisterinpitäjä

Hengitysliitto ry, y-tunnus 0201472-1
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki
Puhelin 020 757 5000

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marja Meltti, toimistosihteeri, marja.meltti@hengitysliitto.fi, puhelin 040 755 5126
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, miia.kauppinen@luovi.fi, puhelin 040 319 3666

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Tilaajarekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hoito. Henkilötietoja kerätään Hengitys-lehden, muiden julkaisujen ja tuotteiden toimittamista ja laskutusta sekä markkinointia varten. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on myös rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Oikeutetun edun perusteella rekisterinpitäjä voi esimerkiksi lähettää lahjoituspyyntöjä ja tehdä suoramarkkinointia.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteröityessä pakollisia tietoja ovat henkilöiden nimi- ja osoitetiedot. Yhteisöjen osalta pakollisia tietoja ovat nimi- ja osoitetiedot sekä yritys- ja yhteisötunnus (y-tunnus). Sähköinen rekisteröityminen vaatii sähköpostiosoitteen ilmoittamisen ja sähköisesti rekisteröityessä IP-osoite tallentuu taustajärjestelmään.

Rekisteriin kirjataan vapaaehtoisina tietoina annetut puhelinnumerot ja sähköpostiosoite sekä laskutus- ja maksutiedot.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä henkilöiltä tai yhteisöiltä. Tiedot saadaan sähköisillä verkkolomakkeilla, sähköpostitse tai paperilomakkeilla lähetetyillä tilauksilla. Yksityishenkilöiden henkilötietojen päivittämiseen käytetään Postin osoitepäivityspalvelua.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä julkaisujen ja tilausten toimittamista varten. Rekisteröity voi kieltää oikeutetun edun perusteella tehtävän suoramarkkinoinnin ja lahjoituspyynnöt.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Rekisterinpitäjä on ulkoistanut rekisterin ylläpidon palveluntuottajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Henkilötietoja vastaanottavat Hengitysliiton nimetyt työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Henkilötietoja luovutetaan julkaisujen ja -materiaalien postitus- ja painopalvelujen tuottajille sekä Postille tilaajarekisterin osoitteiden pitämiseksi ajan tasalla.

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperiset tilauslomakkeet hävitetään, kun tilauksen tiedot on kirjattu rekisteriin.

Sähköistä rekisteriä ylläpidetään Suomessa palveluntuottaja Data Prisma Oy:n Kongressi-järjestelmässä. Palveluntuottaja huolehtii asianmukaisesta ja riittävästä teknisestä suojauksesta.

Sähköinen tilaajarekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterin käyttäjillä on salassapitovelvollisuus.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde edellyttää huomioiden kirjanpitolain vaatimukset. Maksutietoja säilytetään kirjanpitolain velvoitteen mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan vuosittain.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojansa. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää toimittamaan jäljennöksen häntä koskevista henkilötiedoista. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti tarkastuspyyntö –lomakkeella tietosuojavastaavalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterissä olevat virheelliset tiedot oikaistaan henkilön ilmoituksen perusteella. Oikaisuvaatimus esitetään kirjallisesti oikaisuvaatimus -lomakkeella.

Rekisteröity voi kieltää rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tehtävän -suoramarkkinoinnin ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen markkinointi@hengitysliitto.fi tai puhelimitse 020 757 5000.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi/yhteystiedot.