23.1.2024
Palvelun nimi
Vertaistoiminta (vertaisryhmät, verkkovertaisryhmät, vertaistuki ja vertaispuhelinpäivystystoiminta sekä kokemustoiminta)
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, PL 40, 00621 Helsinki
puhelin 020 757 5000
etunimi.sukunimi@hengitysliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mervi Puolanne, järjestöjohtaja, mervi.puolanne@hengitysliitto.fi, puhelin 040 588 2782
Elina Salo-Orkamaa, järjestöpäällikkö, elina.salo-orkamaa@hengitysliitto.fi, puhelin 044 407 7079
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi, puhelin 040 319 3666
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vertaistoiminnan järjestäminen eri muodoissa. Käsittelyn oikeusperusteena on vertaistoimintaa toteuttavan henkilön kanssa tehty sopimus tai vertaistoimintaan osallistuvan antama suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksensa ilmoittamalla siitä kenelle tahansa yhteyshenkilölle.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Vertaistoiminnasta sopimuksen tekevistä rekisteröidyistä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite ja puhelinnumero sekä mahdollisesti sähköpostiosoite ja tilinumero.
Vertaistoimintaan suostumuksensa antavista henkilöistä käsiteltäviä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite sekä kirjalliset tarinat, valokuva- ja videotallenteet. Vertaistoimijan ja kokemustoimijan kertomat tarinat sisältävät hänen vapaaehtoisesti kertomiaan henkilötietoja, kuten terveydentilaan liittyviä tietoja. Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat vertaistoimijan antaman suostumuksen mukaisesti.
Vertaispuhelinpäivystystoiminnan organisointia varten käsitellään päivystäjien etunimeä ja sukunimeä. Vertaispuhelinpäivystystoimintaan osallistuvat vertaistoimijat ovat hengitysyhdistysten jäseniä, joiden jäsenrekisterin mukaiset tiedot ovat rekisterijärjestelmässä. Vertaistukijatoiminnassa käsitellään vertaistukijan nimeä ja hengitysyhdistyksen sähköpostiosoitetta sekä vertaiskontaktia tarvitsevan nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa. Nämä tiedot eivät ole valmiina rekisterijärjestelmässä.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai Hengitysliiton rekisterijärjestelmästä, mikäli vertaistoimija on jo jonkin hengitysyhdistyksen jäsen tai kuuluu Hengitysliiton sidosryhmärekisteriin.
Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä kyseessä olevan palvelun saamiseksi
Henkilötietojen antamisen vaatimus perustuu vertaistoiminnan järjestämiseen. Vertaistoimijana ei voi toimia, jos ei tee sopimusta Hengitysliiton järjestämästä vertaistoiminnasta tai anna muutoin suostumustaan henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Vertaistukijoiden henkilötietoja julkaistaan sovitusti Hengitysliiton verkkosivuilla ja Hengitysliiton käyttämissä viestintäkanavissa (sosiaalisen median kanavat, painotuotteet, markkinointiviestintä ja maksullinen mainonta, sähköiset uutiskirjeet). Tietoja luovutetaan viestintäprosessin alihankkijoille.
Vertaistoimijoiden tietoja luovutetaan tarvittaessa matkajärjestelyjä varten. Lisäksi tietoja luovutetaan matkalaskujen maksatusta varten taloushallintopalveluille.
Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Paperiaineistoa säilytetään lukituissa arkistotiloissa.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.
Henkilötietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän tiedonohjaus-suunnitelman mukaisesti. Vertaistoimintaan osallistuvien kanssa tehtäviä sopimuksia säilytetään 10 vuoden ajan.
Vertaistoimintaan osallistuvilta pyydettävä suostumus on voimassa korkeintaan kaksi vuotta. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen, jonka jälkeen uutta materiaalia ei enää julkaista. Aiemmat painomateriaalit säilytetään.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietoja. Ohjeet oikeuksien käyttämiseen löytyvät Tietosuoja-sivulta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi 029 566 6700 (puhelinvaihde)
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot